Funciones del personal de Asistencia a la Dirección

 Buenos días, en este nuevo tema, hablaré de las reuniones, en esta entrada, diré qué son las reuniones y sus funciones:

¿Qué son las reuniones?

Son actividades en las que un grupo de personas se comunican entre sí, en un tiempo y un espacio determinado, con el fin de alcanzar soluciones conjuntas ante un objetivo específico.

Funciones del papel del personal de Asistencia de Dirección en las reuniones:

1. Funciones del personal de Asistencia a la Dirección el día de la reunión/evento:

• Preparación: preparación logística y documental de la reunión. Encargado de buscar el lugar adecuado para la reunión.
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  Atención: el Asistente a la Dirección atiende a los participantes según su llegada, y es el encargado de repartir documentos a los visitantes. Al finalizar la reunión, se encargará de despedir a todos.

La recepción de visitas es  la carta de presentación en nuestra empresa.

La sala de espera es  un espacio clave en lo que respecta al tiempo de espera previo a la reunión.

El protocolo debe contemplar toda la comunicación oral y directa que se va a generar con los receptores.

Se aconseja que el Asistente sepa más de un idioma.

• Acogida o recepción: se acompaña al visitante al espacio de espera para que se relaje y espere tranquilamente. Es aconsejable dirigirse a él haciendo sugerencias y no afirmaciones.

La impuntualidad es una falta de respeto, tanto de la persona que recibe la visita como por parte del visitante.

• Identificación: es necesario identificarse.
• Gestión: en esta fase se exponen los temas y motivos por los cuales se realiza la visita. Se procede a una negociación, reunión, evento, etc.
• Despedida: nos despedimos del visitante.