Las reuniones de trabajo

Hablaré de las reuniones de trabajo, una vista general:

¿Qué son?

Son una metodología de trabajo habitual en todas las organizaciones.

• Son un medio idóneo para la coordinación de funciones dentro de un departamento o equipo de trabajo.
• Son necesarias para la toma de decisiones en las que intervienen varias personas.
• Son imprescindibles cuando se trabaja en equipos de profesionales.
• Mediante ellas se favorece el intercambio de opiniones, ideas y criterios.

Clasificación de las reuniones:

1. Por el número de sujetos que se reúnen. Pequeñas: de 4 a 7 personas. Potencian la participación. Medianas: de 8 a 20 personas. Usadas para la formación. Grandes: más de 20 personas. Necesitan de una preparación cuidadosa. 
2. Reuniones informativas: transmiten o recogen informaciones sobre temas de interés.
3. Reuniones de formación: incrementan el nivel de conocimientos de los participantes.
4. Por su frecuencia pueden ser esporádicas o continúas.
5. Reuniones de solape: habituales en grupos que trabajan por turnos.
6. Por su objetivo.
7. Reuniones de feedback.
8. Reuniones para la formación de equipos de trabajo.

Etapas de una reunión:

1. Planificación de la reunión, es decir, dotarla de estructura y contenido.
2. Preparación de la reunión, se tiene que tener en cuenta: el tiempo de la reunión, los participantes, la convocatoria de los participantes, el lugar de la reunión y disposición de la sala y los recursos técnicos.
3. Desarrollo de la reunión.
4. Evaluación de la reunión.
5. Los participantes en las reuniones: no todos los participantes tienen las mismas funciones. Las más significantes son:

• Función de organización.
• Función de moderación.
• Función de secretaria.
• Participar.

Psicología de los asistentes a una reunión:

Será el moderador, la persona que saque lo mejor de cada uno de los miembros de la reunión, animándoles a participar y exponer sus ideas, demandando que no se interrumpa o calmando los ánimos de los asistentes.

Las reuniones deben cumplir la "Regla Google":

• Gestiona constructivamente.
• Objetivos y orden del día.
• Optimiza el tiempo y respeta la duración planteada.
• Garantiza que se saldrá con conclusiones y compromisos.
• Libera a quien no necesita estar.
• Estructura, pero sin rigidez.

Desarrollo de la reunión:

La reunión deberá ser puntual para que finalice a la hora indicada. El convocante será quien dirija la reunión según el orden del día, así como de dirigir las votaciones en caso de que haya.

En la dinámica de reuniones se debe aplicar una metodología win - win, que busca que todos los implicados ganen con el resultado obtenido.

Son interesantes las aportaciones de Edward Bono sobre el pensamiento lateral, aplicando técnicas como la de los "Six Thinkings Hats" (Seis sombreros para pensar):